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1. OBJET
Les conditions générales de vente (CGV) de PROBESYS définissent les droits et obligations de la société PROBESYS et de toute personne physique ou morale ayant souscrit une prestation. Le souscripteur déclare et reconnaît qu’il a lu les présentes. Le souscripteur est lié par le ou les prestations qu’il a souscrites. Si des conditions particulières de vente (CPV) existent, elles sont notifiées avec la proposition commerciale acceptée, cette dernière faisant office de bon de commande. Les présentes Conditions Générales inclues dans chacune des prestations et les éventuelles CPV prennent effet à compter d’une signature sur toute proposition commerciale ou devis accepté, dans lequel un renvoi aux CGV ou CPV est expressément mentionné.
Il est désigné par «Contrat» l’ensemble constitué par les présentes Conditions Générales de Vente, les Conditions Particulières de Vente et la Proposition Commerciale. En cas de contrariété entre une ou plusieurs stipulations de ces documents, celles des Conditions Particulières de Vente et de la Proposition Commerciale prévalent sur les présentes.
2. OBLIGATIONS DES PARTIES COMMUNES A TOUTES LES PRESTATIONS
2.1 Obligations communes
Le Client reconnaît et accepte que la fourniture des prestations par la société PROBESYS dépend notamment de sa collaboration active et permanente.
A ce titre, chaque Partie s’engage à informer l’autre, dès qu’elle en a connaissance, de toutes modifications de nature à modifier les conditions d’exécution des Prestations.
2.2 Obligations de PROBESYS
Les Parties reconnaissent et acceptent qu’au titre de la réalisation des prestations et en raison de la technicité des technologies mises en œuvre, PROBESYS est tenue par une obligation générale de moyens.
PROBESYS s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires conformément aux usages de la profession, à l’état de la technique et à la nature de la prestation commandée.
2.3 Obligations du Client
Le Client s’engage à transmettre avec précision, sous sa responsabilité, l’ensemble des informations nécessaires à l’exécution des prestations commandées. Le Client devra, notamment, exprimer clairement ses besoins et ses contraintes, afin d’établir précisément le périmètre des prestations.
En conséquence, si des pertes, dommages ou déficiences dans les prestations fournies par PROBESYS résultaient d’informations ou de documents inexacts, incomplets ou autrement défectueux fournis par le Client, la responsabilité de PROBESYS ne pourrait être retenue.
3. DURÉE - RENOUVELLEMENT
Le Contrat est conclu pour une durée ferme mentionnée sur la proposition commerciale.
Sauf disposition contraire dans les Conditions Particulières de Vente et/ou Proposition Commerciale, le Contrat est reconduit tacitement par période de même durée, sauf si une Partie s’oppose à la reconduction par courrier recommandé au moins deux mois avant la date anniversaire.
4. CONDITIONS FINANCIÈRES
Le prix dû par le Client en contrepartie des Prestations est indiqué dans la Proposition Commerciale et/ou Conditions Particulières de Vente.
Le prix est indiqué hors taxes, lesquelles seront appliquées à leur taux en vigueur à la date de facturation aux montants à payer par le Client.
Le Client s’engage à payer les sommes dues dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de la date de facture.
Tout retard de paiement entraînera de plein droit l’application d’intérêt de retard égal à trois (3) fois le taux légal sur les montants facturés (TTC) qui seraient échus, en sus de l’indemnité forfaitaire légale de quarante euros (TTC) pour frais de recouvrement.
En outre, en cas de retard ou défaut de paiement, total ou partiel, PROBESYS se réserve la possibilité de suspendre l’exécution des prestations et/ou de résilier le Contrat, conformément aux dispositions prévues à cet effet dans les présentes.
5. CONFIDENTIALITÉ
Chacune des Parties s’engage à garder secrètes et à considérer comme strictement confidentielles toutes les informations, communiquées et identifiées comme confidentielles, qui lui seront communiquées lors de l’exécution des Prestations (également désignées « Informations Confidentielles »). Les Parties s’engagent à prendre toutes mesures pour assurer la stricte confidentialité de ces Informations Confidentielles et conviennent que toute Information Confidentielle reçue de l’autre Partie ne sera utilisée que pour fournir ou recevoir les Prestations au titre du Contrat.
D’une manière générale, les Parties s’engagent à prendre toute mesure nécessaire pour assurer, sous leur responsabilité, le respect de leurs obligations de confidentialité par l’ensemble de leurs salariés permanents et non permanents ainsi que par toute autre personne pouvant avoir accès aux informations traitées dans le cadre de l’exécution du présent Contrat.
Nonobstant ce qui précède, les Parties conviennent que ne sont pas considérées comme informations confidentielles :
- les informations généralement publiées ou accessibles au public, ainsi que celles qui le deviennent, autrement qu’à la suite d’une violation du présent Contrat ;
- les informations obtenues de tiers non soumis à une obligation de confidentialité concernant ces informations ;
- les informations développées de manière indépendante par la Partie réceptrice de l’information ou qui étaient connues par cette dernière avant leur réception.
Cette obligation de confidentialité ne s’applique pas pour le cas où l’une des Parties aurait besoin de justifier auprès de l’administration fiscale des écritures passées en exécution du Contrat, ou de faire valoir ses droits en justice au titre de l’exécution du Contrat. Cette obligation de confidentialité ne s’applique pas d’avantage aux experts comptables et aux commissaires aux comptes des Parties, ceux-ci étant soumis au secret professionnel de leurs clients, ni à l’administration fiscale en cas de contrôle de la comptabilité informatisée du Client par celle-ci.
Le présent engagement de confidentialité produira effet pendant toute la durée du Contrat et pendant deux (2) ans à compter de son terme, pour quelle que cause que ce soit.
6. PROTECTION DES DONNES PERSONNELLES
Dans le cas où le Client confie à PROBESYS des opérations de Traitement de Données personnelles, les Parties s’engagent à respecter les dispositions du présent article.
Le présente article a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.
Les termes définis ci-après auront la signification suivante :
- « Donnée personnelle » désigne toute information ou donnée telle que définie par le Droit applicable à la protection des Données, concernant une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après «Personne concernée»), notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou par référence à par un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Le type de Données personnelles traité par le Sous-Traitant ainsi que les catégories de Personnes concernées doivent être précisés par le Client dans l’Annexe à la proposition commerciale intitulée « Traitement de données personnelles ».
- « Droit applicable à la protection des Données » désigne la loi de protection des Données personnelles de l’État membre de l’Union européenne où est établi le Responsable du Traitement, à savoir, à compter du 25 mai 2018, le RGPD ainsi que toutes législations et réglementations de l’Etat membre de l’Union européenne applicable(s) au Traitement.
- « Pays Tiers » désigne tout pays n’appartenant pas à l’Espace Économique Européen (EEE) et ne disposant pas d’une législation en matière de traitement de données personnelles jugée adéquate par décision de la Commission européenne.
- « Responsable de traitement» désigne toute personne physique ou morale qui détermine les finalités et moyens du Traitement devant être effectué au titre de l’exécution du Contrat. Dans le cadre des présentes, les Parties conviennent que le Responsable de Traitement est le Client.
- « RGPD » désigne le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE.
- « Sous-traitant » désigne aux termes du présent Article,toute personne physique ou morale qui réalise un Traitement pour le compte du Responsable de Traitement. Les Parties conviennent que dans le cadre des présentes le Sous-traitant est PROBESYS.
- « Traitement » désigne toute opération ou ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés portant sur des Données personnelles, tels que notamment la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, ainsi que la limitation, l'effacement ou la destruction. »
6.1 Description du Traitement faisant l’objet de la sous-traitance
Tout Traitement effectué pour le compte du Client est décrit dans l’Annexe intitulée « Traitement de données personnelles ».
6.2 Obligations du Sous-traitant vis-à-vis du Responsable de traitement
PROBESYS s'engage à :
- traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de ce présent contrat ;
- traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement. Si PROBESYS considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe sans délai le Client. En outre, si PROBESYS est tenu de procéder à un transfert de données vers un Pays Tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public ;
- garantir la confidentialité des Données personnelles traitées dans le cadre du présent contrat ;
- veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles en vertu du présent contrat :
- s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
- reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
- prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;
- sous-traitance
PROBESYS peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après le « Sous-traitant Ultérieur ») pour mener des activités de Traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de Traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du Sous-traitant Ultérieur et les dates du contrat de sous-traitance.
Le Client dispose d’un délai de quinze (15) jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le Client n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.
Le Sous-traitant Ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à PROBESYS de s’assurer que le Sous-traitant Ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le Traitement réponde aux exigences du Règlement européen sur la protection des données. Si le Sous-traitant Ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, PROBESYS demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le Sous-traitant Ultérieur de ses obligations.
6.2.1 Droit d’information des personnes concernées
Il appartient au responsable de traitement du client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.
6.2.2 Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible, le prestataire doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
Lorsque les personnes concernées exercent auprès du prestataire des demandes d’exercice de leurs droits, le prestataire doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique au responsable du traitement du client.
6.2.3 Notification des violations de données à caractère personnel
PROBESYS notifie au Client toute violation de données personnelles dans un délai maximum de 48 heures ouvrées après en avoir pris connaissance et par courrier électronique.
Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
6.2.4 Aide du Sous-traitant dans le cadre du respect par le Responsable de traitement de ses obligations
Dans la mesure où son aide est légalement requise et sur demande du Client, PROBESYS aide le Client et fournit les informations nécessaires dont il est le seul à disposer pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des Données.
PROBESYS aide le Client et fournit les informations nécessaires dont il dispose pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.
Il est précisé que toute assistance au-delà de celle légalement requise sera soumise à un devis devant être accepté par le Client.
6.2.5 Sort des données
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces Données et selon l’accord des Parties, PROBESYS s’engage à :
- détruire toutes les Données personnelles ou ;
- à renvoyer toutes les Données personnelles au Responsable de traitement ou
- à renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement.
Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant. Le Responsable de traitement pourra demander que le Sous-traitant justifie par écrit de la destruction.
6.2.6 Délégué à la protection de données
Le sous-traitant communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données.
6.2.7 Registre des catégories d’activités de traitement
Le sous-traitant déclare tenir par écrit un registre par le biais de son système de gestion de ticket de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement comprenant :
- le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
- les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable du traitement ;
- le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées. Une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles.
6.3 Obligations du Responsable de traitement vis-à-vis du Sous-traitant
Le Client s’engage à :
- fournir au sous-traitant les données visées à l’article des présentes clauses
- documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le sous-traitant
- veiller, au préalable et pendant toute la durée du Traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part du Sous-traitant ;
- superviser le Traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du sous-traitant selon les conditions relatives aux audits énoncées dans les présentes.
7 . SUSPENSION DES PRESTATIONS
PROBESYS se réserve la possibilité de suspendre, moyennant un écrit (y compris par mail) et le respect d’un préavis de 48 heures, la fourniture totale ou partielle des prestations du Contrat si le Client manque au respect de l’une de ses obligations contractuelles et/ou légales c’est-à-dire en cas de violation notamment des dispositions du Contrat ou des lois et règlements applicables.
Cette suspension des prestations pourra être décidée par PROBESYS sans aucun préavis si :
- PROBESYS a des raisons légitimes de penser que le Client utilise frauduleusement les services souscrits, qu'il tente de le faire, ou qu'il agit en violation des lois et règlements applicables dans le cadre de son utilisation des services;
- le Client empêche ou perturbe l’exécution par PROBESYS de ses propres obligations contractuelles et/ou légales.
PROBESYS pourra ensuite rétablir l’exécution des prestations ou choisir de résilier le Contrat dans les conditions de l’article suivant, en notifiant par écrit au Client sa décision.
8. RÉSILIATION
En cas de manquement grave par l’une des Parties aux obligations du présent Contrat, non réparé dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception de la mise en demeure adressée en LRAR à cet effet, l’autre Partie pourra prononcer de plein droit, sans aucune formalité, la résiliation du Contrat.
En cas de manquement d’une gravité telle qu’elle rende impossible la poursuite de la relation contractuelle (défaut de loyauté, comportement contraire à l’éthique, aux lois d’ordre public...),la résiliation sera effective de plein droit sur simple notification, sans préavis, et ne donnera lieu à aucune indemnité, sans préjudice de tout recours ou action judiciaire qui pourrait être initié par la Partie subissant un préjudice.
En tout état de cause, le Client reste tenu de payer à PROBESYS le prix de l’ensemble des Prestations réalisées jusqu’à la date effective de la résiliation.
Chaque Partie devra restituer à l’autre Partie tous les biens appartenant à cette dernière en sa possession ou sous son contrôle
9. RESPONSABILITÉ DES PARTIES
Chaque Partie au présent Contrat supportera la charge des dommages qui lui sont directement imputables et susceptibles d’être causés à l’autre Partie et/ou aux tiers.
Il est expressément convenu entre les Parties que la présente clause survivra
au terme du Contrat quelle qu’en soit la cause.
9.1 Responsabilité de PROBESYS
PROBESYS s’engage à exécuter ses Prestations avec tout le professionnalisme requis.
Au cas où la responsabilité de PROBESYS serait engagée au titre du présent Contrat, sur quelque fondement que ce soit, il est convenu que l’indemnisation cumulée qui pourrait être réclamée au Prestataire par année contractuelle pour les dommages directs subis par le Client sera limitée au montant total annuel HT des prestations commandées et payées au titre de la Proposition Commerciale concernée.
Toutefois, la limite d'indemnisation stipulée au présent article ne s’applique pas aux dommages subis par le Client du fait :
- d’une faute lourde et/ou dolosive, et/ou intentionnelle du Prestataire ou de l’un quelconque de ses employés, sous-traitants, mandataires éventuels ;
- de dommages corporels ou de décès causés par le Prestataire.
En aucun cas la responsabilité de PROBESYS saurait couvrir les dommages indirects.
PROBESYS ne saurait être tenue responsable des pannes, coupures de lignes, mauvaises configurations de matériel ou d’équipements ne se trouvant pas sous son contrôle direct, et notamment les liaisons de tout type assurés par les fournisseurs d’accès Internet.
PROBESYS ne saurait être tenue responsable des éventuels contaminations et dommages par virus des données et/ou logiciels du Client dont la responsabilité incombe à ce dernier.
PROBESYS ne garantit nullement les taux de transfert et les temps de réponse des informations circulant sur le réseau Internet.
Enfin, le Client reconnaît et accepte formellement que la responsabilité de PROBESYS ne saurait être, directement ou indirectement retenue, à quelque titre que ce soit, pour les dommages liés à tout préjudice commercial, perte de bénéfice ou de client; par exemple, divulgation inopportune d’informations confidentielles les concernant par suite de défectuosité ou de piratage du système, perte de commande, trouble commercial quelconque, atteinte à l’image de marque ou action dirigée contre le Client par qui que ce soit et pour lesquels le Client sera son propre assureur ou pourra contracter les assurances appropriées.
La responsabilité de PROBESYS exclue:
- le fonctionnement du système si d'autres applications logicielles ont été installées sur le matériel informatique ou le serveur dédié sans consultation et accord préalable écrit de PROBESYS ;
- les pertes d'informations ou détérioration de fichiers ou programmes causés par une mauvaise manipulation ou une négligence du personnel utilisateur pouvant entraîner entre autre un dysfonctionnement partiel ou total ;
- non respect des normes d'installation matériel ou logiciel ;
- modification du système d'exploitation initial entraînant un dysfonctionnement partiel ou total ( ex: destruction ou modification des fichiers de configuration ) ;
- les mauvaises connexions de matériels périphériques entraînant un dysfonctionnement partiel ou total ;
- les problèmes extérieurs entraînant un dysfonctionnement partiel ou total ( EDF, PTT ) ;
- bugs ou virus logiciels qu'ils entraînent ou non un dysfonctionnement partiel ou total ;
- l'utilisation de consommables non conformes aux spécifications des constructeurs ;
- restauration ou récupération de fichiers utilisateurs non sauvegardés.
PROBESYS facturera les déplacements et la main d'œuvre pour tous les cas ci dessus.
9. 2 Responsabilité du Client
Le Client est responsable, en tant que gardien, de la sécurité des matériels ainsi que des logiciels et dossiers présents sur l’ensemble de ses sites concernés par les Prestations. Le Client s’oblige à prendre toutes mesures pour éviter qu’un dommage quelconque ne résulte pour lui d’une éventuelle atteinte aux fichiers, mémoires, documents ou tous autres éléments qu’il aurait pu confier dans le cadre des Prestations. Le Client se prémunira, à cet effet contre les risques, en constituant un double des documents, fichiers et supports conformément à l’état de l’art en vigueur. A ce titre, le Client répondra desdits dommages dans la mesure où il en est directement et exclusivement responsable.
Il est précisé que la responsabilité du Client ne saurait en aucun cas couvrir les dommages indirects.
Le Client est seul responsable du contenu des informations transmises, diffusées ou collectées sur son Application et de leur exploitation et mise à jour, notamment par transfert de fichiers.
10. ASSURANCES
Chacune des Parties atteste avoir souscrit une police d’assurance auprès d’une compagnie notoirement solvable, pour toutes les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile, professionnelle, délictuelle et/ou contractuelle du fait de dommages corporels, matériels et immatériels causés à l’autre Partie et à tout tiers, de son seul fait dans le cadre de l’exécution du présent Contrat.
A ce titre, chacune des Parties s’engage à acquitter les primes de cette police d’assurance et à en attester à la première demande de l’autre Partie.
11. CAS DE FORCE MAJEURE ET ASSIMILES
PROBESYS ne sera pas responsable de l’inexécution partielle ou totale de ses obligations ou de tout retard dans l’exécution de celles-ci, si cette inexécution ou ce retard ont été provoqués par la survenance d’événements imprévisibles, irrésistibles et extérieurs. Au sens des présentes conditions générales, sont assimilés à la force majeure :
- les pannes occasionnant des interruptions de service sur la connexion internet de PROBESYS, résultant de coupures d’alimentation électrique du fait du distributeur ;
- le séisme, l’incendie, les inondations, la tempête, la foudre ou autres aléas climatiques ou encore les catastrophes naturelles et, plus généralement, toute circonstance, fait, accident qui entraîne la détérioration ou la destruction partielle ou totale des installations de la plateforme technique de PROBESYS pour des raisons indépendantes de la volonté de ce dernier ;
- les perturbations, dysfonctionnements ou interruption momentanée de l’alimentation électrique de PROBESYS par le réseau de distribution ;
- l’indisponibilité des services découlant d’une interruption totale ou partielle du service des lignes administrées par les opérateurs télécom et fournisseurs d’accès auxquels PROBESYS a recours.
Le prestataire s’engage pour les deux derniers cas à entreprendre tout ce qui est en son pouvoir pour obtenir des exploitants responsables des perturbations, dysfonctionnements ou interruption le rétablissement des services leur incombant.
12. STIPULATIONS GÉNÉRALES
12.1 Cessibilité
Le présent contrat étant conclu "intuiti personae", le prestataire s'interdit, d'une part de transférer, pour quelque cause que se soit et sous quelque forme que se soit, à titre onéreux ou gratuit, le contrat ou l'un quelconque de ses droits et obligations à un tiers et, d'autre part de confier à un tiers, l'exécution de tout ou partie de ses obligations contractuelles.
12.2 Modification des Conditions Générales
Le Client reconnaît et accepte que PROBESYS se réserve le droit d’apporter toute modification nécessaire aux présentes conditions générales ou aux conditions particulières de vente, lesquelles seront immédiatement applicables aux Contrats en cours, étant précisé qu’aucune modification ne pourra être de nature à affecter l’intérêt général du Contrat.
Il appartient au Client de consulter régulièrement les présentes Conditions Générales disponibles à l’adresse suivante: https://www.probesys.com/conditions-generales-de-vente
13. LOI APPLICABLE - LITIGES
En vue de trouver ensemble une solution à tout litige qui surviendrait dans l'exécution du présent contrat, les contractants conviennent de se réunir dans les dix jours à compter de l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception, notifiée par l'une des parties.
Si au terme d'un délai de dix jours, les parties n'arrivaient pas à se mettre d'accord sur un compromis ou une solution, le litige serait alors soumis à la compétence juridictionnelle du tribunal de commerce de Grenoble.
